Apprix Builder -koulutustyökaluun toteutettu Once by Pinja -integraatio vähensi Loimualta runsaasti manuaalista työtä.
Kaukolämpöä tuottavan sekä kaukolämpöä ja maakaasua jakelevan yrityksen, Loimuan, kuljettajaperehdytyksiä suorittaa vuosittain noin 150 kuljettajaa. Apprix Builderiin tehdyt kuljettajaperehdytykset ovat laitoskohtaisia verkkokursseja, jotka kuljettajien on helppo suorittaa heille toimitetun linkin kautta missä ja milloin vain. Kuljettajien tulee suorittaa perehdytys ennen laitokselle saapumista. Perehdytyksen suoritettuaan kuljettaja saa henkilökohtaiset tunnukset, joita hän tarvitsee polttoainekuorman toimittamiseen.
Jo ennen toteutettua integraatiota Loimuan kuljettajaperehdytykset olivat Builderissä verkkokursseina. Haasteena silloin oli kuitenkin kuljettajatietojen ylläpito Loimuan käyttämässä Once by Pinja -toimitusketjun hallintajärjestelmässä. Kuljettajien tiedot piti ensin katsoa Builderista ja siirtää käsin Onceen.
“Aina emme olleet varmoja, onko kaikki muistettu siirtää. Jouduimme tekemään paljon manuaalista työtä ja seuraamista”, Loimuan polttoainehankintapäällikkö Karoliina Kärkäs kertoo.
Integraation ansiosta prosessi on nyt mutkattomampi
“Kun kuljettaja on suorittanut koulutuksen, suoritustieto ja kuljettajan tiedot siirtyvät suoraan toimitusketjun hallintajärjestelmään. Järjestelmä hälyttää uudesta kuljettajasta ja sen jälkeen kuljettajalle lähetetään tekstiviestillä tunnukset”, Kärkäs kuvailee nykyistä prosessia.
“Kertaavien kuljettajien osalta meidän ei tarvitse tehdä mitään. Kun he ovat suorittaneet kertauskoulutuksen, tunnusten voimassaoloaika jatkuu automaattisesti”, Kärkäs jatkaa.
Kirjautuminen veronumerolla varmistaa tietojen oikeellisuuden
Integraation toteuttamisen yhteydessä myös koulutuksen kirjautumista muutettiin ja koulutukseen lisättiin Expiration-ominaisuus. Ennen kuljettajat täyttivät tietonsa Builderissa lomakkeelle, mutta nykyään koulutuksessa käytetään veronumerokirjautumista ja Builder tarkistaa tiedot verottajan rajapinnasta.
Builderin Expiration-ominaisuus on mahdollistanut voimassaoloajan asettamisen suorituksille. Voimassaolotiedot siirtyvät nyt integraation ansiosta Loimuan toimitusketjun hallintajärjestelmään, joka ilmoittaa, kun suoritus on vanhentunut.
“Myös muistuttelu koulutuksen vanhenemisesta oli ennen manuaalista työtä, jota tehtiin muun muassa ryhmätekstiviestien avulla. Koska ylläpidettäviä kuljettajia on kaiken kaikkiaan noin 400, kaiken kasassa pitäminen virheettömästi oli haasteellista”, Kärkäs kertoo.
Ominaisuuden myötä Loimua toivoo kuljettajien kyselyiden suoritusten voimassaoloajasta vähenevän, sillä nyt kuljettajat voivat myös itse tarkistaa, milloin suoritus vanhenee.
Kuljettajaperehdytykset ja toimiva integraatio parantavat turvallisuutta entisestään
Loimualle turvallisuus on ehdottoman tärkeää ja tavoite on monen toimijan yhteinen: nolla tapaturmaa. Kuljettajaperehdytystenkin järjestäminen on lähtenyt turvallisuudesta.
Kärkäs kokee, että myös toimivalla integraatiolla on vaikutusta turvallisuuteen: “Kuljettajan seurattavuus ja kuljettajatietojen hallinta on tärkeää olla mahdollisimman hyvällä tasolla, jotta voimme varmistua, että turvallisuus on mahdollisimman hyvällä tasolla.”
